Politique de protection des données personnelles

Dernière mise à jour : Février 2019

La société Bellérophon assure la responsabilité du traitement des données personnelles qu’elle traite. Le traitement de ces données est réalisé conformément à la législation applicable et notamment à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, et au Règlement Général de Protection de Données, (R.G.B.D.), du 25 Mai 2018.

Dans ce contexte, la société Bellérophon pour le compte de ses clients acteurs de l’industrie pharmaceutique, est soucieuse de la protection des données personnelles des experts dont elle assure l’aspect déclaratif auprès des autorités ordinales de rattachement, la contractualisation, la rémunération et l’éventuelle prise en charge des frais de mission.

Elle s’engage :

• À en assurer la protection en conformité avec les réglementations européennes et françaises qui lui sont applicables en matière de protection des données personnelles.
• À n’en faire aucune exploitation commerciale et à en limiter l’usage dans le seul cadre précédemment cité.

Il s ‘agit de toutes les données permettant de couvrir les prestations de l’agence autour des experts :

• Prise de contact auprès des experts :
  • N° de portable
  • Adresse email
• Gestion du déclaratif auprès des instances Ordinales de rattachement :
  • Nom
  • Prénom
  • Titre
  • Profession
  • Spécialité
  • N° R.P.P.S.
  • Lieu d’exercice de l’activité principale
• Édification du contrat de l’Expert :
  • Adresse personnelle
  • N° de Sécurité Sociale / Urssaf
  • Date et lieu de naissance
• Rémunération et éventuelle prise en charge des frais de mission de l’Expert :
  • Données bancaires, RIB

• Une fiche d’informations administratives, afin de collecter les informations nécessaires à la contractualisation, la rémunération et l’éventuelle prise en charge de ses frais de mission
• Un formulaire d’autorisation hiérarchique à retourner dument visé, selon que l’expert ait un statut d’agent public ou pas dans le cadre de son activité principale
• Son contrat d’expert à retourner signé
• Mails ou appels téléphoniques de sollicitation ou relance sur les éléments susmentionnés
• Bulletins de paye et autres supports sociaux pour les experts assimilés salariés

Pour rappel, le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution de la prestation à laquelle l’Expert a consenti.

Ce traitement est justifié par trois fondements (base légale) en fonction de l’usage qui en est fait :

•  Le consentement : l’Expert a accepté le traitement de ses données personnelles en retournant sa fiche d’informations administratives. Ce consentement peut être retiré à tout moment, (voir modalités plus bas)
• L’intérêt légitime : Bellérophon a un intérêt économique à traiter les données de l’Expert qui est justifié, équilibré et ne vient pas porter atteinte à la vie privée et aux intérêts de l’Expert. L’Expert peut à tout moment s’opposer à un traitement basé sur l’intérêt légitime en le signalant à Bellérophon, (voir modalités plus bas)
• La loi : le traitement des données personnelles est rendu obligatoire par un texte de loi. Il repose sur le fondement juridique du respect d’obligations légales, (dispositif Anti-cadeau, art. L.1453-1 et suivants du Code de Santé Publique, relatifs à la transparence de liens d’intérêt)

La plupart des données sont utilisées tant que l’expert est « actif », c’est à dire couvert dans la durée de sa prestation définie dans son contrat. Ses données sont ensuite archivées avec un accès restreint et sécurisé dans le cadre des durées limitées et autorisées par la loi. Passé ces délais, elles sont supprimées.

Mention particulière concernant les données bancaires des Experts qui une fois collectées sont directement intégrées sur le site sécurisé de la banque de Bellérophon. Elles ne sont pas conservées par Bellérophon. Il est bien sur possible pour les Experts d’exercer leur droit de retrait les concernant, (voir modalités plus bas).

Fonction des mandats qui lui sont confiés par ses clients, pour répondre au corpus des obligations légales notamment en matière de Transparence, Bellérophon pourra être amenée à transmettre des données personnelles experts à ses commanditaires, fonction des dispositions mentionnées dans les contrats Expert concernés.

Les données personnelles permettant l’édification des bulletins de paiement des Experts assimilés salariées sont transmises au gestionnaire de paye de Bellérophon qui les sécurisent conformément à ses obligations.

Les données bancaires des Experts sont transmises à la banque de Bellérophon via un site sécurisé. Leur sécurisation est intégralement assurée par la banque.

Enfin, en cas de contrôle des autorités administratives sociales et fiscales, les données personnelles des experts seront communiquées sur la base des supports faisant l’objet de contrôles.

Tant au niveau de ses commanditaires, qu’au niveau de son gestionnaire de paye, de sa banque et des autorités administratives sociales et fiscales qui lui sont rattachées, Bellérophon garantie la protection des données personnelles des Experts.

Dans le cadre des sauvegardes et transferts des données personnelles des Experts, c’est la garantie de protection des organismes ou sociétés sous-traitantes en charge qui opère. Bellérophon ne s’y substitue pas.

Les Experts peuvent à tout moment retirer leur consentement et/ou formuler une opposition concernant les usages de leurs données décrits ci-avant en notifiant leur souhait par écrit en l’adressant soit par mail soit par courrier.

Il conviendra d’indiquer nom, prénom, e-mail et adresse en mentionnant le droit que vous souhaitez exercer sans qu’il soit nécessaire de le justifier.

Sous réserve de certaines exceptions et restrictions prévues par la législation applicable, les Experts bénéficient d’un droit d’accès à leurs données à caractère personnel, de rectification, d’effacement ou de limitation de traitement. Ils bénéficient enfin du droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leurs décès.

Les Experts ont également le droit de s’opposer aux traitements précités. L’opposition aux traitements peut empêcher toute relation entre les Experts et Bellérophon. Les données collectées dans le cadre des traitements précités sont nécessaires pour la réalisation de la convention ou du contrat. Le défaut de fourniture des données pourrait empêcher la réalisation de ladite convention ou dudit contrat.

Dans le cadre des traitements précités, les Experts bénéficient d’un droit à la portabilité de leurs données. Les traitements précités relevant d’une obligation légale, ne peuvent faire l’objet d’une demande d’effacement ou d’opposition.

Pour exercer vos droits ou pour toute question, vous pouvez contacter Bellérophon, Responsable des traitements des données personnelles, 93 boulevard Pasteur, 94 260 Fresnes, jfgaudin@bellerophon.fr

Une réponse sera adressée au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande.